ダイレクトメールやテレホンアポイント用の事業者住所録データが手元にあっても、なかなか活用方法が無いと言う方多いようですね。確かにEXCELファイルのフィルター機能を上手に使えばいろんな事が出来るのは分かっているけど、なかなか現実は面倒だったりして使っていないと言う方が多いのです。
そこで今回都道府県別全業種事業者住所録データを購入された方が、いろいろと活用出来る簡易な検索システムが提供出来ないかを考えてMicrosoft社のAccessを使ったデータベースソフトを作成してみました。
Accessは現在だとMicrosoft 365（旧Office 365）で提供されています。
・Microsoft 365 Personal
・Microsoft 365 Family
※Web版にはAccessはありません。
※Mac版にもAccessはありません。
※Microsoft 365 Business版でもAccessは提供されています。
基本的にはAccessをインストールされているパソコンでのみ利用可能なソフトです。
（AccessはWindowsのみで、Macではご利用頂けません。）
【何が出来る？】
1．購入した都道府県別全業種事業者住所録データをシステムに取り込み事が出来ます。
2．取り込んだデータから、含まれている項目、会社名（事業所名）、大分類中分類、業種、郵便番号、住所、電話番号の6項目から指定してデータを検索できます。
3．検索した結果をEXCELファイルへ保存が出来ます。
【準備】
提供されるdmdataフォルダを、Cドライブにコピーします。
フォルダには「dmjyusyo.accdb」ファイルが一つ入っています。
このファイルが検索システムです。
次に購入したファイル例えば北海道全業種事業者住所録データの場合は「ZEN001.xlsx」をdmdataフォルダにコピーします。コピーした「ZEN001.xlsx」ファイルを「dmdata.xlsx」へ名前変更を行います。
ファイル名変更
これでシステムを利用する環境が整いました。
では、実際にdmdataフォルダーの「dmjyusyo.accdb」アイコンをダブルクリックしてシステムを起動します。
【システム起動】
メニュー画面が表示されます。
「住所録データの検索」をクリックすると検索画面が表示されます。
「住所録データの検索終了」をクリックすると、ACCESSが終了いたします。
【検索画面を表示】
メニューの「住所録データの検索」をクリックして検索画面を表示します。
※2024年11月1日配布バージョンより「検索件数」が表示されます。
何も表示されていない状態が表示されています。この状態では住所データが読み込まれていないので、まずは住所データ、つまりEXCELファイルをインポートします。
準備で説明したとおり、購入した都道府県別全業種事業者住所録データをCドライブのdmdataフォルダにdmdata.xlsxにファイル名変更して保存されていることを確認します。
確認出来たら検索画面の「EXCELインポート」をクリックします。
「Excelのデータを取り込みました」が表示されますので「ＯＫ」をクリックします。
データが表示されていないので「更新」ボタンをクリックします。
データが表示されます。
画面の「検索件数」に表示されている数値が、取り込まれた件数です。
今回の例では、北海道全業種事業者住所録データを取り込んでいますので184,245件が取り込まれています。
検索出来る項目は、EXCELファイル上に設定してある6項目となっています。
会社名、大分類中分類、業種、郵便番号、住所、電話番号が検索項目として利用出来ます。
それぞれの項目を指定すると、検索条件の指定でどんどん絞られてきます。
それぞれの検索項目には、その項目に含まれているだろう一部の文字での検索も可能ですが、なるべく正確に入力した方が早く検索したい結果にたどり着きます。
例えば業種に「弁当」と入力すると、「折詰弁当」「持ち帰り弁当」が検索対象となります。
特に「料理店」などは数多くの○○料理店という業種があるので注意しましょう。
【検索】
業種検索欄に「自動車販売」と入力し「検索」ボタンをクリックすると2,099件のデータが抽出されます。
次に会社名検索欄に「日産自動車」と入力し「検索」をクリックすると122件に絞られました。
検索条件を変更する場合は、「条件クリア」ボタンをクリックして、現在入力されている検索条件をクリアします。
【EXCELファイルへ出力】
検索で抽出されたデータを「EXCEL」ファイルに保存します。
検索で絞られた状態で「EXCELに出力」ボタンをクリックします。
EXCELファイルが表示されます。
表示されたEXCELファイルの「ファイル」から「名前を付けて保存」から、ご自分の指定した場所へ名前を付けて保存してください。
以上が検索して、その結果をEXCELファイルに保存するまでの流れです。
フォームを閉じる場合は「フォームを閉じる」ボタンをクリックするとメニュー画面に戻ります。
メニュー画面の「住所録データの検索終了」ボタンをクリックするとACCESSを終了します。
同様に検索画面の「終了」をクリックすることでもACCESSを終了させる事が出来ます。
【その他】
検索画面に「データ削除」ボタンが用意されていますが、現在取り込まれているデータを削除して、別な地域のデータを取り込む場合に利用してください。この場合dmdataフォルダへコピーしたファイル名をdmdata.xlsxに変更してから「EXCELインポート」ボタンをくりっくしてください。
複数の都道府県のデータをお持ちの場合、dmdataフォルダへ、順番にexcelファイル名を変更しながら、「EXCELインポート」ボタンをクリックすると、データが追加されていきます。
※購入した都道府県別全業種事業者住所録データファイルをシステムに取り込む場合は、必ずコピーしたファイルを使って行って下さい。万が一操作に失敗した場合でも、再度コピーをして取り込みが出来ます。
【応用】
会社名が分かっていて、住所と電話番号を調べたいと言う時には、会社名欄に「会社名」を入力することで、住所や電話番号を知ることもできます。
検索項目を上手く使って、日々の業務に役立てて頂けるとうれしいです。
※今回は、主要部分を説明させていただきました。
この「都道府県別全業種事業者データ検索システム（ACCESS）」をご希望の方は、以下の内容を記載してメールにてお申し込み下さい。
1．会員番号
2．購入した都道府県別全業種事業者データの名称（どこの都道府県か）
3．購入日
上記が確認でき次第、メール添付にてシステムを送付させていただきます。
必ずパソコンにマイクロソフト社のACCESSがインストールされていることを確認して下さい。
もちろんEXCELファイルへの保存機能がついていますので、EXCELもインストールされている事が条件です。
また、これから購入される方は、購入後ファイルをダウンロード完了後に、お申し込み下さい。
※全国版を購入された場合は、希望者には「都道府県別全業種事業者データ検索システム（ACCESS）」にデータを取り込んだ状態のシステムをUSBメモリに保存した状態で郵送させていただきます。
その他の業種別検索ツールについて
業種グループ別事業者住所録データ及び個別オーダー業種別事業者住所録データ用
検索ツールは下記のようにデータ検索項目が5項目となっております。
機能的には全く同様です。
それぞれの検索ツールには、マニュアルが附属しております。